Kebijakan Privasi Karna

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Karna mengumpulkan, menggunakan, memproses, menyimpan, melindungi, dan membagikan data saat Pengguna memakai layanan Karna.

Karna dibuat untuk membantu bisnis berbasis appointment seperti salon, barbershop, spa, klinik kecantikan, wellness center, dan bisnis layanan sejenis mengelola booking, customer, staff, outlet, layanan, transaksi terkait, laporan, serta WhatsApp AI Booking.

Dokumen ini disusun untuk konteks pasar Indonesia dengan memperhatikan prinsip pelindungan data pribadi, termasuk UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Karna dapat mengumpulkan dan memproses data bisnis, data akun pengguna, data customer, data staff, data outlet, data booking, data layanan, data terkait transaksi, dan data operasional yang dibutuhkan untuk menjalankan layanan.

Data akun pengguna dapat mencakup nama, nomor telepon, alamat email, peran atau jabatan, hak akses, informasi bisnis, serta aktivitas penggunaan di dalam platform.

Data customer dapat mencakup nama, nomor telepon, nomor WhatsApp, detail appointment, layanan yang dipilih, staff yang ditugaskan, status booking, catatan booking, riwayat kunjungan, dan data komunikasi terkait.

Kami mengumpulkan data saat Pengguna membuat akun, mengisi profil bisnis, menambahkan customer, mengatur staff dan outlet, membuat booking, mencatat transaksi terkait, menggunakan dashboard, atau mengaktifkan integrasi.

Data juga dapat dikumpulkan saat customer berinteraksi melalui WhatsApp AI Booking, formulir, pesan, notifikasi, atau kanal komunikasi lain yang terhubung dengan Karna.

Sebagian data teknis dapat dikumpulkan secara otomatis, seperti informasi perangkat, log akses, alamat IP, aktivitas penggunaan, error log, dan data analitik untuk menjaga keamanan serta meningkatkan kualitas layanan.

Data digunakan untuk menyediakan layanan booking, mengelola appointment, mengatur jadwal staff, mengelola customer, mengirim notifikasi, membuat laporan, mendukung dashboard operasional, dan membantu proses kasir atau transaksi terkait.

Data juga digunakan untuk mengotomatisasi WhatsApp booking, memahami permintaan customer, memperbaiki alur booking, meningkatkan produk, mencegah penyalahgunaan, menjaga keamanan platform, menyelesaikan masalah teknis, dan memenuhi kewajiban hukum yang berlaku.

Pemrosesan data dilakukan berdasarkan kebutuhan untuk menyediakan layanan Karna kepada Pengguna, menjalankan instruksi Pengguna, memenuhi kewajiban hukum, menjaga keamanan sistem, serta mendukung kepentingan bisnis yang sah sepanjang sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Untuk data customer yang dimasukkan oleh Pengguna, Pengguna bertanggung jawab memastikan data tersebut diperoleh, digunakan, dan diproses secara sah, termasuk mendapatkan persetujuan jika diwajibkan oleh hukum atau kebijakan internal bisnis Pengguna.

Jika WhatsApp AI Booking digunakan, Karna dapat memproses data percakapan, pesan customer, maksud booking, layanan yang dipilih, tanggal dan waktu appointment, preferensi staff, status booking, catatan booking, serta detail lain yang diperlukan untuk membuat atau mengelola appointment.

Pemrosesan data ini bertujuan membantu customer melakukan booking dengan lebih mudah dan membantu bisnis Pengguna mencatat appointment secara lebih cepat di appointment book.

Pengguna tetap bertanggung jawab memastikan customer memahami penggunaan kanal komunikasi dan pemrosesan data yang relevan untuk kebutuhan booking dan layanan bisnis.

Karna dapat memproses data staff, therapist, capster, dokter, atau anggota tim lain, termasuk nama, jadwal kerja, ketersediaan, layanan yang dapat ditangani, penugasan booking, dan performa operasional terkait.

Karna juga dapat memproses data outlet, daftar layanan, harga, durasi layanan, catatan operasional, laporan, dan data transaksi terkait untuk membantu Pengguna menjalankan bisnisnya.

Pemrosesan AI digunakan untuk membantu memahami permintaan booking, mengenali maksud customer, menyusun respons, mengotomatisasi pembuatan appointment, memperbaiki alur booking, dan mendukung komunikasi customer.

Data percakapan dapat diproses oleh sistem Karna dan penyedia AI yang digunakan Karna sesuai kebutuhan teknis layanan. Karna berupaya membatasi pemrosesan pada data yang relevan untuk fungsi booking dan komunikasi.

AI membantu proses operasional, tetapi hasilnya tetap dapat memerlukan pemantauan dan validasi oleh Pengguna sesuai kebutuhan bisnis.

Karna dapat menggunakan penyedia pihak ketiga untuk cloud hosting, WhatsApp API, pemrosesan AI, analytics, email, SMS, layanan notifikasi, payment processing, security monitoring, customer support, dan infrastruktur teknis lainnya.

Data dapat dibagikan kepada penyedia tersebut sejauh diperlukan untuk menjalankan layanan Karna, menjaga keamanan, memproses komunikasi, mengirim notifikasi, menganalisis performa, atau memenuhi kewajiban hukum.

Karna tidak menjual data pribadi customer atau Pengguna kepada pihak ketiga untuk tujuan yang tidak terkait dengan penyediaan layanan Karna.

Website atau aplikasi Karna dapat menggunakan cookies, local storage, analytics tools, atau teknologi serupa untuk memahami penggunaan website, meningkatkan pengalaman pengguna, mengukur performa pemasaran, dan memperbaiki produk.

Pengguna dapat mengatur preferensi cookies melalui pengaturan browser jika tersedia. Namun, sebagian fitur mungkin tidak bekerja optimal jika cookies tertentu dinonaktifkan.

Karna menerapkan langkah keamanan yang wajar untuk melindungi data, termasuk pengendalian akses, praktik keamanan aplikasi, pemantauan sistem, dan perlindungan infrastruktur sesuai kebutuhan layanan.

Walaupun Karna berupaya menjaga keamanan data, tidak ada sistem yang dapat menjamin keamanan absolut. Pengguna juga perlu menjaga keamanan kredensial akun dan pengaturan akses internal.

Karna menyimpan data selama diperlukan untuk menyediakan layanan, menjalankan instruksi Pengguna, memenuhi kewajiban hukum, menyelesaikan sengketa, menjaga keamanan, atau mendukung tujuan bisnis yang sah.

Apabila akun atau layanan dihentikan, sebagian data dapat tetap disimpan untuk periode tertentu jika diperlukan untuk kepatuhan hukum, audit, keamanan, backup, atau penyelesaian kewajiban yang masih berjalan.

Sesuai hukum yang berlaku, Pengguna dapat memiliki hak untuk meminta akses, salinan, koreksi, pembaruan, pembatasan, atau penghapusan data pribadi tertentu.

Untuk data customer yang berada dalam kendali bisnis Pengguna, Karna dapat membantu Pengguna menindaklanjuti permintaan data sepanjang permintaan tersebut relevan dengan layanan Karna dan sesuai ketentuan hukum.

Pengguna dapat mengajukan permintaan akses, koreksi, pembaruan, atau penghapusan data pribadi sesuai hukum yang berlaku melalui kontak privasi Karna.

Karna dapat meminta verifikasi identitas atau bukti kewenangan sebelum memproses permintaan untuk melindungi keamanan data dan mencegah akses yang tidak sah.

Beberapa permintaan dapat dibatasi apabila data masih diperlukan untuk kewajiban hukum, keamanan, pencegahan penyalahgunaan, penyelesaian sengketa, atau kepentingan sah lain yang diizinkan hukum.

Dalam penyediaan layanan, data dapat diproses atau disimpan menggunakan infrastruktur, penyedia cloud, atau penyedia layanan yang berlokasi di dalam maupun di luar Indonesia.

Jika transfer data lintas wilayah diperlukan, Karna akan berupaya menerapkan langkah yang wajar agar pemrosesan data tetap sesuai dengan perlindungan yang diwajibkan oleh hukum yang berlaku.

Pengguna bertanggung jawab menjaga kerahasiaan email, nomor telepon, kata sandi, akses admin, dan kredensial lain yang digunakan untuk mengakses Karna.

Pengguna disarankan hanya memberikan akses kepada anggota tim yang berwenang dan segera memperbarui atau mencabut akses jika ada perubahan peran, pergantian staff, atau indikasi akses tidak sah.

Karna ditujukan untuk digunakan oleh bisnis dan pihak yang memiliki kewenangan untuk mengelola operasional bisnis. Karna tidak ditujukan untuk digunakan langsung oleh anak-anak.

Jika data anak diproses sebagai bagian dari layanan bisnis Pengguna, Pengguna bertanggung jawab memastikan pemrosesan tersebut memiliki dasar yang sah dan persetujuan yang diperlukan sesuai hukum yang berlaku.

Karna dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan perubahan layanan, fitur, teknologi, kebutuhan operasional, atau peraturan yang berlaku.

Perubahan akan berlaku sejak tanggal efektif yang dicantumkan pada dokumen ini atau sejak pemberitahuan diberikan melalui website, aplikasi, email, atau kanal resmi lainnya.

Jika Anda memiliki pertanyaan atau permintaan terkait privasi dan data pribadi, silakan hubungi Karna melalui informasi berikut:

PT. Karna Pangkal Kaya

info@mykarna.com

08131155885